欠缺人資力，管人好費力—主管必備人資力
文 / 104人資學院
剛晉升成管理層的新任主管將要面對許多問題，不僅需掌握管理流程、建立領導風格，同時還要能適應任務身份的轉換。新任主管該如何更快速掌握管理職能，拉近與資深主管間的經驗差距？ 104 人資學院的資深專任顧問黃愛老師，將管理經驗分類成五大人資力，熟悉人資力，管人不費力！
本文導覽
為什麼有些菁英員工晉升成管理層後，卻無法發揮長才而變得平庸？又或是好不容易獲得內部晉升的機會，明明對於團隊夥伴有相當程度的認識，換了位子後卻無法在部屬期待與業績目標間取得雙贏。我們節錄 104 資深專任顧問黃愛老師「主管必備人資力」講座，透過「人資五力」減少領導過程處處碰壁的困境，凝聚團隊向心力！
「管理者」進化成「領導者」，幫助團隊走在對的路上
許多新任主管在初期發現團隊待辦事項堆積如山，礙於自己還不擅於分配任務與指導，一間扛起基層任務。雖然獲得了部屬的好感卻無法達到老闆的期待，缺少了管理者的自覺。又或是以為管理僅是督促，使團隊完成工作任務了，過程中缺少激勵與創造的能力…這皆是新任主管忽略了組織賦予主管的角色與職能。我們透過下方兩張圖補充說明。
現代企業對主管的期待已和傳統大不相同，除了管理流程、督促進度外，更加著重引導思考、提出問題，並同時幫助團隊與個人達成績效目標。
簡單來說，深受老闆與團隊信任的好主管，大多擁有確保團隊工作任務準時交付外的管理力，更擁有激勵員工達成目標的領導力特質。擁有領導力的主管，更能促此團隊挑戰更高的目標、打造出高績效的團隊。如何培養具備領導力的特質？我們建議可以加強人資五力，培養自己選人用人的思維。
識人力：好主管要學會選人
我們在職場上難免會遇到傷害團隊的員工，例如破壞和諧、漠視規範、拒絕進步等行為，因此在招募新人時，好的主管會選擇為團隊加分的人才，而不是知識、技術完美但會傷害團隊氛圍的人才。主管要如何挑選為團隊加分的人才？我們建議招募前應定義明確的人才規格，除了外顯特質重要外（完成工作的基本條件，例如技術能力、知識含量），更要注意內顯特質（工作價值觀、職能行為、性格特質等）是否符合團隊風格。
使用有效度的甄選工具更能加速挑選的效率，也不容易選到不適任的人才。104的性格測驗、職能測驗能幫助組織找出適合團隊的成員，透過核心職能與專業職能的常模建置，可更具體羅列出適合團隊文化與需求的人才標準。因此在招募前，我們建議讓現有團隊員工進行測驗，找出專屬團隊的性格與職能需求，加速人才規格的訂定。（招募與面談技巧可以參考 104 CBIM行為式招募面談與個案演練）
育人力：主管基本功工作指導要做好
我們發現在高績效表現的團隊中，成員的性格特質多為不害怕挑戰、追求個人成長與團隊進步。而這時候部門主管在團隊中扮演著非常重要的角色，除了要為表現卓越的員工創造機會、提供個人發展外，也需要協助不足的員工跟上團隊標準，訂下學習/改善目標，追蹤員工的學習進度，或親自輔導、示範。
新任主管常常會因為投入工作，而忽略身為主管角色中最重要的工作指導任務。指導的方法我們建議可依據績效表現劃分為四種類型，企圖心強但能力弱、企圖心強且能力強；企圖心弱且能力強、企圖心弱且能力弱，並依職能的缺口、性格的差異提供不同的發展策略。
工作指導的關鍵行為：
- 瞭解他人狀況並設定改善/學習目標
- 親自示範並清楚說明要求標準
- 創造練習機會
- 持續追蹤：確認改善/學習狀況
- 提供回饋：肯定努力與進步
另外訓練的策略我們建議可以先盤點缺口再發展，盤點每個崗位的訓練課程需求，再檢視現有人員職能上的不足，以缺什麼補什麼的方式安排訓練順序，即可確保團隊的正向成長。
績效力：主管能讀懂老闆目標、制定團隊目標
由於制定績效目標的經驗不足，主管有時會訂下無法對齊組織及產品目標的部門績效目標，又或是訂下不公平、無法執行、無法量化的目標。舉個例子，我們時常在輔導企業的經驗中發現有些主管所屬員工的績效分數非優即佳，團員成員人人皆是100％，但是部門的績效達成率卻只有80%。這個奇怪的現象即是個人目標沒有承接團隊目標，或是團隊目標沒有承接組織期待所致。
我們建議對訂定績效目標不熟悉的主管，應優先和 HR、上司確認公司年度目標，並和其他部門主管召開討論會，依據公司年度目標分配各部門的工作與目標，確認好團隊目標才能訂下指標、成員個人目標。
由於績效目標的制定有許多細節需要留意，我們建議可以參考績效制度該怎麼訂？這四個原則千萬別忽略此篇文章的知識，又或是參加 104 績效目標設定工作坊，學習建立明確績效目標的技巧，並透過實作練習，試著拆解公司目標並展開部門及個人目標的訂定。
面談力：高效績效面談，主管部屬間更信任
進行高效績效面談，不僅是主管的必學課題，透過績效面談的溝通，消除主管與部屬間的認知差異，有利於任務的推行與績效正確評核。進行績效面談的流程，我們建議主管可依照下方順序行動：
- 績效面談前的準備（進行評分，並安排正式場合討論）：
- 請員工自我評估
- 整理績效文件（客觀來源）
- 進行員工績效診斷 （意願/能力、管理羅盤）
- 準備績效面談開場白
- 安排績效面談時間和場所
- 取得過去績效之共識：
- 請員工分享自我評分結果
- 分享你（主管）的評分結果
- 讚美正面的行為
- 陳述你的行為觀察與改善性回饋
- 處理難纏的行為
- 取得評分共識
- 訂定精進/改善目標：
- 討論精進／改善目標
- 結果目標：KPI（關鍵績效指標）
- 行為目標：Competency（職能）
- 排定目標之輕重緩急
- 討論精進／改善目標
- 尋找精進改善方案：
- 尋找精進改善方案
- 找出執行方案所需技能與資源
- 完成面談程序：
- 摘述面談結論、完成績效目標表，並設定執行計畫方案及追蹤日期
- 找出執行方案所需技能與資源
- 表達信心與支持
- 感謝員工的參與
除了按照流程外，績效面談的討論技巧、績效考核的分數評比與分配，以及改善目標所需的資源等主管技能等由於會依企業規模、團隊屬性與資源有所不同，歡迎報名 104 有效績效面談與個案演練課程，讓顧問團隊為你進行更進階的模擬演練。
留任力：掌握市場現況，留住菁英人才
企業在訂下完善的薪酬結構時，一定要先分析現況、比對內部公平、外部市場標準。企業的資源有限，除了有效的成本運用外，薪酬結構的設計不外乎是吸引人才和激勵貢獻並留住人才。
雖然部門主管無法全權改變組織的薪酬結構，但掌握員工表現、瞭解市場行情，在有限的資源下爭取團隊福利與還原市場價值是好主管必備的留人策略。
外部公平的薪資標準，我們建議可以參考 104 薪資福利調查報告書，瞭解人才市場上的團隊的薪資優勢與劣勢。再和上司或 HR 團隊討論部門的薪酬資源投放策略，例如：現有資源無法進行大幅度調薪，是否可增加團隊福利、團隊發展來留住員工。
在這次的講座，我們提供主管們從管理者進階成領導者的成長方法，並且透過「人資五力」加強新任主管缺少的管理、領導能力。有需要此次講座的講義與會後 QA 歡迎填此表單與我們聯繫。
我們建議企業部門主管除了透過上方的資源自行加強主管訓練外，也可以考慮104人資學院開辦的各類課程，由資深人資顧問團隊協助主管們更熟稔管理與帶領部屬所需的技能。
正在找尋適合公司的訓練課程嗎？歡迎立即與我們聯繫！
