菜鳥主管如何展現自己的價值? 3步驟讓組織刮目相看


文:陳漢鍾

原文標題:部門主管如何開創部門價值,提升部門績效三步驟

一般員工被晉升為單位主管後,對於部門的管理,大半都是蕭規曹隨,除了日常工作外,還需做經營管理,才能進一步創造部門的價值,提供三步驟速成高績效團隊

三步驟搶先看:

在過去協助多家企業從事員工滿意度調查的結果中,

一般員工被晉升為單位主管後,對於部門的管理,大半都是蕭規曹隨,依照公司的工作職掌執行,此外,就是注意頂頭老闆的臉色,看是否有臨時交辦的事項。

        其實部門主管,不管組織大小,除了日常工作外,還需做經營管理,才能進一步創造部門的價值。因此如果要讓自己的部門,在組織內令人刮目相看,基本上必須要做到下列三步驟。

1.訂定部門長期的願景

國家要有願景,公司要有願景,部門也須設定願景,這是帶領團隊往前邁進的動力。而一個良好的部門願景,絕對不只是要解決組織既有的問題,維持基本的功能,而是考量公司3到5年的需求及永續的發展,自我的定位。

因此人資單位的願景,不單只是「選育用留,降低離職率」,而是要能讓員工「適才適所,發揮所長,樂在工作」;採購單位的願景,不該只是「開發最佳CP值的供應商」,而應是找到能提供「長期且穩定供應的協力廠商」;資訊部門的願景,不應只是「導入及維護資訊系統」,而是要成為組織內的「經營資訊即時提供中心」;環安不應只是「推動與督導職安衛系統」而應要能「評估及防範組織可能發生的重大風險」。

          也就是要從公司的發展策略中,找到部門在經營環節中可以扮演的角色,來提供必要的價值;不是單純配合公司日常的運作,沒有長期及永續的考量規畫。

2.逐年提升部門作業效率

每年員工總會關心年度的調薪幅度,其實從公司經營角度來看,如果組織整體的作業效率或產品效益沒有持續提升的話,公司縱使想要調薪,幅度也有限。因此各部門的自我提升作業效率,是支持組織能否調薪的基本要項。

試想若每個員工每年能將個人相同的作業內容,效率提升5%,那組織內部若有20位員工,每年就可以多騰出1人,從事新工作;否則組織內每個人若只能做原有工作,原地踏步,日復一日年復一年,調薪不僅會一直吃掉公司原有利潤,也終會面臨無利可調的一天。而員工原地踏步,既無法學到新的技能,本身無法成長,對組織及員工是兩敗俱傷,對社會及家庭也是慢性傷害。

          所以部門主管,利用工作盤點,了解部門技能的缺口(詳看2018.07.27部落格文)後,掌握員工的技能與部門工作的關係,就能安排部門人員逐年的精進計畫,如此一來既不用擔心人員的流動,二來員工逐年學習成長,這才是組織與員工的雙贏。

3.部門內部也要投入研發人力

組織精進除了在現有作業範圍做改善外,想要突破,一定要在系統面,設備面,流程面等做跳躍性的改變。因此不是只有公司要設研發單位,生產單位及行政單位本身都需有人力,投入部門人、機、料、法的研發;這類人力在部門內不一定要專職,但必須有人擔綱主導,研讀資料,尋找較大公司發表的相關資料,也可以參加外部研討會,觀摩他公司作法,或參加國家級,區域級競賽,有計畫地進行部門內部的改善專案。

          譬如申請ISO9001,14000,22000,27000等的評核,可以聽聽評審的意見;參加TTQS,CSR報告書撰寫,國家人才創新獎,國家職業安全衛生獎,國家永續發展獎,國家品質獎等競賽,都可以從評審的分數與意見,了解部門的優劣點,可以改變之處。審核通過與得獎與否,其實不是目的,重要的是,部門要從過程中建立起系統架構,成為組織可以依循改善的方法論。只有部門累積研發能量,才有可能每年持續精進,也才能與時俱進,達成部門永續的願景,創造出部門被重用的價值。

 總之,先訂立部門永續的願景,再不斷精進部門作業效率,加上持續的學習尋求突破,秉持這三個步驟,不管是在公司的經營,部門的經營,甚或個人的生涯經營,都是開創價值,提升能見度的不變法則。

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