PDCA新時代執行力(三)檢核行動的7大方法


文:羅亦耀|麥巨卡索訓練中心 執行長

原文標題:新時代的執行力_第三個關鍵字:Check,我給它一個定義:連續且敏捷的檢核

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PDCA,分別代表Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)、Adjust(改善),是重要的管理工具之一。

每一個 PDCA的步驟後面,都有你必須知道的魔鬼細節。第三個關鍵字:Check,我給它一個定義:連續且敏捷的檢核。

說到「執行力」,每一位朋友都可以在網路上面查到 PDCA,但是我們不會因為這樣,就很有執行力。事實上,在這個多工、多變且複雜性高的世代中,每一個 PDCA 的步驟後面,都有你必須知道的魔鬼細節。就讓我們一一為大家解析與說明吧!

第三個關鍵字:Check,我給它一個定義:連續且敏捷的檢核。

每一個動作(Do)之後,都會有一個回饋、反應、產出或結果,然而,並不是得到了這些,執行力的週期就結束了;因此,我們必須有一個過程,針對這些回饋反應產品與結果,去進行統計或觀察,來判斷我們應該要針對這個行動進行微調呢?或者,應該讓這個動作結束,去推展到下一個動作。

所以在這裡,有兩個關鍵字,首先,這樣的檢核過程必須要連續,因為有許多現象,是必須不斷去累積數據才能更清楚裡面的魔鬼的。

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魔鬼藏在細節,檢核才能察覺問題

其次,就是「敏捷」,也就是,我們在這裡必須導入一些檢核的技術,讓問題點能快速被觀察到。就像是燒水壺必須安裝上一個「哨子功能」是一樣的道理,水開了,嗶嗶嗶,那麼,人們才會被提醒去關火,這樣也才能大幅減少意外的可能性,也才能大幅降低人為判斷或記憶的誤差。

因此,這裡隱藏的魔鬼細節,就在於:我們有沒有足夠的檢核技術?

可惜的是,「檢核技術」是一門學校不教,管理學也不大談的話題,也就讓許多主管在這個地方,很容易陷入:我知道要檢核啊,但是我不知道該怎麼做。

因為不同的計劃,不同的行動,應該置入的「檢核技術」是不同的;就像我們可以運用「查找不良品率」的方式來檢核一條生產線,但是,若是我們向客戶進行一場簡報,我們就很難以同樣的方法,來判斷客戶的反應是不是良好,總不能隨機挖出一位客戶的心,來看看是不是還在跳動吧!

當我們去整理所有可能有的「行動面向」時,我們其實可以整理出常使用到的七大檢核技術,這也是所有主管或行動者,該掌握到的。

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一、採樣抽查法

這應該是一般製造業的主管最擅用的:在得到的一堆母數結果中,隨機選擇足以代表的樣本,並採用一定的品管檢測去檢視樣本,設定一定的比例為及格標準,若是達標,則該群母數即為合格。這樣的作法是很合理的,裡面談到的每一個數字:樣本數是多少?及格比例是多少?這都是統計學上面的研究報告,這裡就不多說了。

二、曲線趨勢法

這會是以大資料管理方面常使用到的技術,也就是以「時間」為橫軸,以「結果」為縱軸,定時去檢視目前採取的動作的結果,並依照曲線所呈現的趨勢,來決定是否需要調整。讓我們以生活最常見到的曲線「減肥」為例吧!每天運動或少吃,再每天測量自己的體量,就可以繪製出一條曲線,若是曲線逐步往下移動,那就是好消息,表示我們慢慢變瘦,那也就表示我目前採取的減肥動作是對的,不需要修正。

三、進度設定法

在微軟的專案管理軟體上,有一個功能叫做「里程碑」,簡單說,就是在大目標下,設定若干的小目標,因此,我們從時間的軸向來看目前的結果,很容易就可以得到目前的狀況叫做正常、超前、落後等進度狀況,那麼,我們也就可以根據目前的進度狀況來進行調整了。這個技術比較常使用在業務管理,或是一般的專案管理上。

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四、前後對比法

各位應該都看過減肥前和減肥後的對比照吧!這個技術的概念也是一樣的,只是,它是把現在手上得到的結果,和「特定結果」去做比對,這個特定結果可能是「真正好的狀況」(如:X 光片),也可能是「距離心中美好的狀況」(如:藝術家),更可能是與「沒有行動前的狀況」(如:吃藥),透過對比,就可以掌握到這個行動的效值,也才有基礎去思考是否需要修正。

五、連鎖行動法

這會是在行銷方面最常用的檢核技術,針對一個對外的行動(如對外溝通、對外活動),設計一個連鎖行動,比如說對外進行一個活動,請想參加的群眾可以報名,那麼,「報名」就是連鎖行動;又比如說,人資同仁想調整大家對於培訓的需求,發出一個問卷,那麼「填問卷」就是連鎖行動。而行動者再根據連鎖行動的熱烈度來決定是否要進行調整。

六、問卷回饋法

往往是一個大型行動後,我們可以做的檢核技術;比如我們安排了一場股東會,而最後可以請股東群填寫一份問卷來掌握之後的調整方向。這個操作手法很常見,但是中間會隨著這份問卷的設計技巧、引導方式而有變數。

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七、指標連動法

有些結果,會直接反應到一定的指標,比如說一個促銷活動,可能最快反應到的就是銷售額;又比如說一場銷售型演講,最連動的指標就是現場的收單數。因此,我們也可以針對一個動作,去指定它的檢核方式就是對應到一個指標。

上面七個檢核技術其實已經涵蓋了大多數的商業行動了;只是中間的操作細節不少,執行上可能也會有許多人為操作的空間,這就是我們在討論會中要和大家分享的了。

好的檢核技術,可以讓有問題的地方或結果被察覺,這樣子,PDCA 的循環才能順暢,不然,做完了,是不是做好了,大家都沒有底,那就浪費我們的行動力了!

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