迎接大數據時代與挑戰-認識Power BI


文:周勝輝 | Power BI / Excel 專業講師

Power BI,應對當今即刻性、多樣性和網路化挑戰,提供高效數據分析和視覺化需求。這課程旨在裝備知識工作者,培養製作互動式、易讀性高績效報表的能力。 Power BI 強調免費使用、強大運算、網路儀表板和即時監控,助力企業提升業績、降低成本、優化流程、強化服務,達成目標。

決策

人們下決策是一項很複雜的心理過程,但每天都需要決策。或許有些學者論述許許多多高尚的專文談論甚麼是決策,但今天我們不談論這個議題,它只是一種對生活與工作上的選擇而已。假設你今天要到達目的地X,有2條路可走,A路路燈昏暗,B路路燈明亮,而且你常走。你的第一感覺就是要走B路,畢竟路比較亮,所以看的清楚會比較安全,而且習慣走這條路,於是你要往B路走的時候,剛好有人從A路出來,他看到你正在往B路走時,提醒你前面的橋斷了。

人們處於舒適圈的狀況之下,也就是在自己的習慣領域的範圍之內,面對改變的時機時,人們傾向不願意改變,就是保持現在的狀態。我們總是有損失趨避(Loss Aversion)的心理,也就是規避風險,這個因素也暗示人們有抗拒改變的習慣或者惰性。

在習慣領域的第一感覺與規避風險的提示下,這時你就要下決策是改成A路或一樣往B路走呢?

企業角色

你在企業可能扮演許許多多的角色,在工作領域上,可能是會計、行銷、設計、PM、物流、業務…等等;在管理階層方面,可能是基層人員、主任、課長、經理、協理或總經理、董事長…等等。不管甚麼工作或層級,你每天都需要為了工作下決策,做判斷。

雖然我們一天有一半以上的時間都在做重複的工作,這些工作我們幾乎閉著眼睛就可以完成了,就是這個原因慢慢地我們對工作的判斷進入了習慣領域。這些工作通常是我們心理有一把尺,在我們決策之前,已經出現了,也就是情感因素的存在。卡內曼與特沃斯基(Kahneman and Tversky)認為情感會影響人們如何評估事物。我們也把工作帶入情感裡面,所以習慣與情感影響我們對工作的判斷非常巨大。

卡內曼認為我們大腦有2個巨大的判斷準則,一個是快思,就像長期的經驗與情感形成習慣性的動作;另一個慢想,讓我們根據線索來理性思考。

不管你是哪個層級,你除了將自己本身的工作做好之外,你還提供重要的線索讓你的上司進行理性思考,讓他們可以進行良好的決策。

決策是一種最適化或最佳化(最低成本、最高利潤、最高營收)或預測的行動。所以,除了你的工作之外,不管你是甚麼層級,甚麼工作,你也要提供資訊給你的上司做決策,提升目標最佳化或最適化,協助他們也就是幫助自己提升在公司的地位。

Office 套裝軟體

30幾年前,我用Lotus 1-2-3進行資料分析,後來進步到Window版的圖形介面工具。當初的資料比較少,即使出現了Excel,我還有點抗拒,畢竟再熟悉另外一種分析工具需要一段時間的學習與適應。慶幸的是再學習的過程中,並沒有多大障礙,一直到現在版本更迭非常多次,也一直在應用Excel,直到現在的Microsoft 365。

Office裡面最常用的是Excel跟Power Point,Excel版本更新就會增加一些功能,這其中有Power View、Power Map、Power Pivot、Power Query,這是Power BI最初的版本,後來獨立出來,稱它為Power BI「互動式資料視覺化商業智慧軟體」。

當初,我用Lotus 1-2-3分析資料之後,把報告列印出來,然後用影印機把報告印成投影片,最後上台用透明片投影機(OHP)投影報告資料內容。

後來,Office出現了,可以用Excel進行數據分析,成果資料可用PPT透過電子投影機報告。這套方法已經用了20幾年,但資料越來越多,網路越來越發達,電子工具越來越多樣也越先進之下,Excel+PPT的方式在知識工作者的工作中一樣佔有一席之地,但無法再應付現今社會的即刻性、資料多樣化、大量化與網路化的現象。

Power BI優點

一般商業管理在於找到重點è進行追查è改善管理è提升效率。

我們可以透過上面所提的經驗法則,情感性的方法解決問題;另一個方法是經過數據法則,資料分析後,根據統計數字判斷再來下決策。

Power BI是非常適當的工具來應付現今網路世界的資料分析與視覺化軟體。

它的優點是:

有了這些功能之後,我們才能完成高績效報表。

課程學習

Power BI最終的目的是製作可互動式與易讀性的高績效儀表板或報表。

儀表板是甚麼?視覺大師Stephen Few認為:

「用視覺顯示需要達成的一個或多個目標的最重要資訊,並編排在單一螢幕上,因此資訊能在一瞬間就受到監控。」

所以,你要成為優秀的資料分析與視覺報告的儀表板製作者,你要學習:

了解設計原則

Power BI應用

高績效報表

原始資料è挖掘數字è有意義的數字è易讀圖表è產生共鳴è下決策

成果參考

包含行銷業務儀表板、專業分析報告以及高效視覺簡報

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https://reurl.cc/5OXQaM

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甚麼樣的知識工作者需要學習Power BI

因為它是資料分析並建立互動式商業智慧儀表板,所以通常你的工作的商業利益是:

等等關於數字與圖表方面的處理,PBI就很適合你。你使用過Excel就可以花點時間學習PBI。而DAX函數也可以在Excel的Power Pivot應用,樞紐分析表的操作常讓人詬病的是函數應用功能不足。我們想要進一步分析資料時,會透過公式來處理,但它只能用簡單的函數,如If、Sum、Average、Count…。而Power Pivot的DAX函數應用可以開啟另一窗門,迅速提升分析報告的能力。

最後

我們每天所接受的訊息太多,所以,我們會摒棄一些不重要或不相關的訊息,唯有得到人們的關注,我們才能在大腦裡面加工與處理,進一步地進入我們長期記憶裡。

資料這麼多,就是你要整理並分析資料,然後繪製圖表或儀表板讓你的上司同時進行理性與感性的判斷,然後下決策。

數字性的指標可以透過統計分析得到,讓你、同事、上司,甚至公司外的相關人員理解任務的發展;另一個你要透過圖表,讓讀者集中注意力,進行推論,產生感性的知覺,與理性的推論,進而促進行動,達成目標。

我們通常透過Excel+PPT來完成這項工作,但Excel只能處理簡單的數字分析,至於資料比較多時,Excel就動力不足,還有Excel網路展示功能也不強。所以Power BI可以彌補這個漏洞,它有強大的運算引擎,處理大數據比Excel輕鬆許多,它能建立對外儀表板,讓相關人士在公開網站檢視,也可以建立對內儀表板,讓公司根據不同層級或不同單位來檢視不同的儀表板。這儀表板是視覺化、互動性與即刻性,你可以發現問題,層層挖掘找到原因,並提供警訊,達到時時監視的情境。

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