想學Power BI嗎？5大特色、使用場景、學習資源，全都收錄在這裡！

原文標題：Power BI是什麼？5大特色、使用場景、學習資源，全都收錄在這裡！

大數據時代的來臨，讓「資料視覺化」、「數據分析」等議題，這幾年逐漸受到各大企業重視，分別投入許多資源，在購買數據相關的軟硬體上，「Power BI」就是眾多企業的首選。那Power BI到底是什麼？和Excel有什麼不同？能帶給我們什麼樣的好處？有什麼樣的特色？又該如何評估自家公司是否適合使用Power BI？在今天這篇文章，會幫大家詳細解答。

Power BI簡介
1.1 Power BI是什麼？
1.2 Power BI介面導覽
1.3 Power BI Desktop & Power BI Pro
1.4 Power BI和其他BI工具有什麼不同？
1.5 Power BI和Excel有什麼不同？
1.6 使用Power BI的效益
Power BI特色
2.1 彙整多方資料源
2.2 強大的資料清理功能
2.3 豐富多樣的視覺化圖表
2.4 快速找出關鍵洞察的分析方式
2.5 多元的展示方式讓你隨時隨地都能瀏覽
Power BI使用場景
3.1 人力資源使用場景
3.2 財務會計使用場景
3.3 業務銷售使用場景
3.4 零售服務使用場景
3.5 航運業使用場景
Power BI學習資源
4.1 Microsoft官網學習資源
4.2 社群論壇學習資源
4.3 YouTube學習資源
結語

1. Power BI簡介

1.1 Power BI是什麼？

Power BI 是微軟推出的免費資料視覺化工具。可以協助我們建置儀表板，也能夠處理大量的數據，並快速地建立出互動式的視覺圖表，幫助了解數據背後的洞察。換句話說，Power BI就是一個能協助我們快速將平面數據，轉化成立體儀表板的工具。

1.2 Power BI介面導覽

Power BI這軟體介面如下圖。上方有工具列，可以做各式各樣的設定。中間最大塊的部份，則是用來繪製儀表板。若要製作圖表放在儀表板上，就需使用圖表繪製的區塊。最右邊的欄位，會顯示使用資料表及其欄位名稱。下方則會有像Excel一樣的分頁，可以讓我們建立多個儀表板。最左手邊有3種不同檢視模式，可以讓你瀏覽儀表板、原始資料、關聯關係。

1.3 Power BI Desktop & Power BI Pro

Power BI有非常多種版本規格，Power BI Desktop、Power BI Pro、Power BI Premium、Power BI Embedded、Power BI報表伺服器等。不過一般使用者，通常只會使用到Power BI Desktop或Power BI Pro。Power BI Desktop主要是在個人本機端作業，擁有的功能也比較完善，但如果要和團隊成員共享，就必須要再額外購買Power BI Pro。差異分析如下：

1.4 Power BI和其他BI工具有什麼不同？

許多人可能會問說Power BI和其他BI工具有何不同？例如：Tableau、FineReport有何不同？從客群定位來看，Power BI強調的是普羅大眾都能使用，而Tableau和FineReport的設計，比較適合IT或資料分析師使用。從價格來看，Tableau平均定價最高，因此如果想要高CP值，通常會選擇Power BI，因為Desktop版本就能使用大部份的功能了。若從使用的生態系來看，因為Power BI是由微軟所開發，如果公司是使用M365，那麼使用Power BI就能和許多M365的工具相容。

雖然客群、定價、生態系各有不同，但不論是哪一種BI工具，想要達到的目標都是一樣的，都是希望可以透過資料視覺化與數據分析，找出對決策有幫助的關鍵訊息。

1.5 Power BI和Excel有什麼不同？

從本質來看，Excel是一個可以拿來儲存資料與分析數據的工具，而Power BI主要的目的只有分析，並不像Excel能讓你逐筆輸入各種資料，所以Power BI必須串接原始資料源。

從目的來看，Excel是讓你做統計報表更方便，而Power BI是幫助你建立戰情儀表版。從資料清理來看，Power BI提供了更友善的介面，用按鈕點選的方式就能夠完成資料清理動作，並且會被記錄下來，但Excel的操作介面就沒這麼友善了。從圖表來看，Excel能繪製的圖表有限，大部份都是使用長條圖、折線圖、圓餅圖，而Power BI提供了上百種非常新穎的圖表。

Power BI和Excel並非替代關係，而是共生關係，這兩個工具一同使用，會發揮數據分析更大的價值。

1.6 使用Power BI的效益

當企業開始使用Power BI時，從財務面、執行面、溝通面、組織面、商業策略面都會產生許多正向影響。從財務面，可以降低軟硬體的購置預算，降低IT資訊人員的人事費用。從執行面，可以縮短報表製作的工時，提高工作效率。從溝通面，可以提升跨團隊的溝通效率，讓不同部門的人建立在客觀的數據上進行討論，降低資訊落差所產生的溝通門檻。從組織面，可以更輕鬆對齊與校準跨部門與不同職級的商業目標。從商業策略面，可以提供即時的數據訊息給主管做參考，避免憑感覺下決策。

簡言之，透過Power BI，我們能夠用更快更簡單的方式，打造出一個數據驅動商業決策的企業文化，引領企業在未來複雜多變的決策情境中，找出一條最佳路徑。

2. Power BI特色

接下來會和大家深入分享5個Power BI功能面的重要特色，分別是「彙整多方資料源」、「強大的資料清理功能」、「豐富多樣的視覺化圖表」、「快速找出關鍵洞察的分析方式」、「多元的展示方式讓你隨時隨地都能瀏覽」。

2.1 彙整多方資料源

在製作報表過程中，我們常常需要到各處取得所需的資料。可能是公司的ERP、MIS、HRIS、CRM、資料庫等系統，也可能是你個人電腦裡的Excel、csv、pdf檔案，或者是一些網路服務像Google Analytics、Salesforce，甚至還能串接API。過往我們都必須到這些系統或平台先將資料載下來，做一進加工後再進行視覺化，但使用Power BI以後，就能夠直接串接各種資料源，讓你將多方重要的數據彙整在一張儀表板。

為了讓使用者能在最短時間就匯集所有所需數據，Power BI開發出非常多實用的功能，例如：快速合併資料夾裡的多份Excel檔案、一鍵合併Excel的多個分頁、串接銀行數據抓取最新匯率、從PDF文件取得表格、串接行銷人員最常用的GA、用免寫vlookup的方式就完成多份報表的關聯、使用資料流程Dataflows打造數據中台。

2.2 強大的資料清理功能

資料清理的部份，在Excel你通常需要許多公式函數，並在不友善的介面中點選各式各樣的按鈕後，才能夠取得你最終想要的呈現方式或計算結果，而且很多時候一旦資料有異動，所有的資料清理動作都必須再來一次。這些問題，在Power BI都能被解決。

Power BI的Power Query，是專門用來做資料清理的模組，它將各式各樣資料清理的情境，都做成一顆一顆圖像化的按鈕，只要用按鈕點選的方式，即可完成複雜的資料清理動作，甚至還能幫你用文字記錄下所有資料清理的過程，讓你記得先前做了些什麼。不論你是要調整時間格式、擷取字串中的指定資料源、依指定分隔符號分割資料行、模仿範例自動生成資料行、用拖拉的方式完成資料表vlookup關聯、透過取消資料行樞紐將不能分析的表格轉換成可以分析的格式。

2.3 豐富多樣的視覺化圖表

因為有些情境，傳統的長條圖、折線圖、圓餅圖並沒有辦法精準傳達數據的意義，導致圖表無法一目了然、圖不及義。例如財務數字，有營業收入、營業費用、毛利、淨利、毛利率、淨利率等，這些財務指標都分別要和去年同期做比較，要和上個月做比較，又要和該月預算做比較，還要和同行做比較，傳統的長條圖就不易呈出現這種的情境。所以Power BI提供了非常多創新型的圖表，希望能在這商業情境多樣的時代，讓數據也有嶄新的呈現方式。

和衡量績效有關的部份，就可以使用Ultimate KPI Card、Power KPI Matrix、量測計、KPI、Bullet Chart子彈圖。和日期活動有關的部份，就可以使用Gantt甘特圖、Calendar行事曆。和行銷、零售有關的部份，就可以使用Word Cloud文字雲、Radar Chart雷達圖、Heatmap熱力圖、Network Chart。和製造、生產線、QC有關的部份，就可以使用Control Chart管制圖。和航運、貿易有關的部份，就可以使用Flow Map、Sankey Chart桑基圖。

2.4 快速找出關鍵洞察的分析方式

做完圖表以後，該如何進行分析？從數據找出新商業機會，或者是找出問題根因。

Power BI針對各式各樣的商業情境，提供了對應的分析功能，加速數據驅動決策的過程。例如可以透過醒目顏色設計做警示提醒，提醒加班時數過高、業績未達標、訓練時數不足、特休使用率太低。在生產線上，如果不良品或不良率異常驟升，可以用AI分析問題根因。在銷售數字上，透過下鑽分析與分解樹狀結構，就可以將數據細分細分再細分，了解賺錢是怎麼賺來的，賠錢又是如何賠掉的。

在人力資源的部份，可以用AI演算法，找出影響員工離職的主要因素。在財務的領域，可以用移動平均法，預測業績的趨勢在未來是穩健成長還是急速下滑。在計算匯率的時候，可以用參數模擬，模擬在匯率劇烈的變動下，公司業績的波動狀況。如果你不知道要怎麼在Power BI上找出問題的答案，別擔心，只要用文字輸入你的問題，Power BI就會分析出你想要的結果。假設你做完儀表板後，還是對於要分析什麼毫無頭緒，透過文字敘述，就能自動幫你產出關鍵洞察，連做數據分析的時間都省下來了。

2.5 多元的展示方式讓你隨時隨地都能瀏覽

完成儀表板以後，該如何應用於工作之中？這段最後一哩路，Power BI提供了非常多選擇。最常見的方式，就是透過共享連結，讓團隊成員也能夠看到你完成的儀表板。

若依據部門或職級高低，需要設置權限管理，Power BI 的RLS功能就能設定各種權限。你還可以透過書籤功能，把Power BI當作簡報，安排起承轉合的橋段，一步一步引導聽眾的思路。也可以將Power BI儀表板內嵌在Teams，讓團隊成員都能根據共同的客觀數據做決策。當然也能夠在手機上面瀏覽Power BI儀表板，讓你走到哪就能看到哪。如果想用紙本閱讀，把Power BI儀表板輸出成PDF。假設你還是習慣用簡報報告，你也可以把整份Power BI儀表板用內嵌的方式鑲在PPT上。

3. Power BI使用場景

產、銷、人、發、財，都是Power BI可以應用的領域。只要有數據，Power BI就能夠發揮其價值。接下來讓我們來看看幾個範例。

3.1 人力資源使用場景

人資的選用育晉留捨，都可以用上Power BI。過往這些人力資源相關的報表可能都是單點式的呈現，例如招募報表是一份、加班狀況統計是一份、訓練時數統計是另一份、出缺勤又是一份。每當這些報表需要交叉比對時，就需要從不同HR同仁那取得。

現在透過Power BI，所有人事相關的訊息都能整合在一起。每當主管需要打考績，或者是盤點公司人力資源時，就可以透過Power BI人資戰情室，進行全方位的比對與分析。

3.2 財務會計使用場景

每次在閱讀資產負債表、損益表、現金流量表時，你可能會遇到以下幾種狀況，例如面對一堆數字讓人眼花撩亂，不知從哪裡看，也不知怎麼看。或者是想要更深入解析數字背後的組成，像是將營收拆解成各產品的貢獻、費用再拆解成各個支出科目，都必須要再額外拉報表製作，現行的財務報表並沒辦法這麼細緻化的呈現數據。

不過一旦我們使用Power BI，就能打破財務報表既定的格式框架，用更彈性的方式展現財務數字，不論是要做兩期比較、營收成本組成、目標達成率等，在Power BI上都能輕鬆找到你想要的答案。

3.3 業務銷售使用場景

許多公司都有導入CRM系統，會記錄下許多與訂單交易有關的訊息，這些數字該如何被發揮出最大價值？可以使用Power BI來做分析與視覺化。分析銷售數據就像是對業務工作做健康檢查，不僅能對業務工作做檢討，還能更宏觀更清晰的了解市場脈絡趨勢，幫助業務洞悉市場變化，提升業務銷售人員的意識和掌控度，並且從中補足能力短版。

如果用Excel來做分析，不僅難以即時反應銷售狀況，而且數字的顆粒度過大，不易了解數字背後的問題。如果改用Power BI，可以節省業務製作報表的時間，還能及時反映市場變化，甚至能讓主管更容易了解全盤的銷售樣貌。

3.4 零售服務使用場景

零售業握有大量的交易紀錄數據，這些數字如果用傳統的Excel進行分析，常常會因為容量限制，導致能分析的數據有限，因此我們需要一個更高效的數據分析工具，協助我們處理龐大數據。

Power BI能連接資料庫，並反應即時狀況。不僅可以分析熱賣產品、客戶輪廓、門市狀況、庫存水位、檔期活動，還能透過AI演算法，預測未來的銷售趨勢，以及產品的交叉銷售關聯分析(客戶買了A產品，還會買什麼B產品)。

3.5 航運業使用場景

海運、空運、陸運等運輸行業，也可以透過Power BI進行數據分析。分析各個運輸動線的貿易量與貿易金額，可以做為增減航班的依據。也可以分析進出口產品與各國的貿易狀況，了解外部市場的變化，做為開發新客戶的依據。還能分析ETA與ETD，以更精確的推估運送時間。

4. Power BI學習資源

4.1 官網學習資源

微軟的官方網站有很多Power BI的技術文件，會針對Power BI的每一個功能做很仔細的講解。尤其是最新功能推出時，你可以到這個網站直接瀏覽官方文件，能在最短的時間內上手新功能。不過微軟官方文件閱讀起來並不是很容易理解，會需要花點心思細細研讀。這個學習管道，比較適合想即時了解最新功能的人。

4.2 社群論壇學習資源

微軟官網也有社群論壇，功能與目的都和Stack Overflow很像，可以在論壇上發問，網上的各路好手會來幫忙解答。如果你有任何Power BI的疑問，或者是Power BI上出現不知名的錯誤訊息，幾乎都可以在Microsoft Power BI Community找到答案。這個學習管道，比較適合當你遇到問題時再上來找答案。

4.3 YouTube學習資源

在YouTube上也有許多YouTuber會拍攝Power BI的操作影片。當你想深入了解某些功能時，不妨在YouTube上搜尋看看，會有詳細的影片教學。這個學習管道，比較適合你想深入學習一個功能時使用，動態影片會更容易理解。

5. 結語

Power BI不僅僅是一款資料視覺化工具，更是企業推動數位轉型不可或缺的夥伴。在Gartner報告中，Power BI被評為BI工具中的領導者，不是沒有道理的。除了各種強大的功能，以及完整的生態系，還有豐富的社群資源，都是讓眾多企業決定導入Power BI的原因。如果你想用最少的成本，打造公司數據驅動決策的企業文化，Power BI肯定是CP值最高的選擇。