會議結束前必做的3件事，從此擺脫無效會議！
原文標題：只要落實三個簡單動作，從此擺脫無效會議
在職場上不免要參加許多會議，但並非每場都能帶來實際價值。常見令人沮喪的「無效會議」，皆因討論不深入、決策拖延，最後無實際行動。想要掌握「有效會議」技巧能提升組織效率，我們需思考如何將會議結果從抽象轉為具體。這裡提供一套簡單可行、立即有效的方法，只要在每次會議結束時進行三個動作，如此就能讓會議成果變得更具體，同時排除誤解，明確接下來的行動方向。
在職場中，我們經常花時間參與各式大小的會議，每一次開會，大家都希望這場會議最終能夠帶來實質的價值，例如解決惱人問題、構思創新方案與檢視確認成果，畢竟，沒有人喜歡自己寶貴的時間被白白浪費！
然而，不是每一場會議都能盡如人願！事實上，多數職場工作者或多或少都曾經歷過生不如死的「無效會議」！也就是我們常說的「會而不議，議而不決，決而不行」。
基於這種痛苦的經驗太過深刻，導致有些人只要一聽到要開會，就不由自主地眉頭深鎖，因為在他們心中，不自覺地把會議跟浪費時間劃上等號！接下來更學會了如何在會議現場明哲保身，只求會議盡快結束就好！
即便如此，我們也不能否認會議本來該有的價值，筆者身為企業顧問，只要有幸參與到企業客戶的會議當中，基本上就可以大致判斷這間公司的組織文化、溝通風格與處事方式，甚至往更大面向來說，只要能夠「把會開好」，甚至不需要額外花費成本，就能進一步提升組織整體效能。
那麼，如何讓會議成果變得具體有效，避免成為無效會議？這裡提供一套簡單可行、又立即有效的方法，只要在每次會議結束時進行三個動作，如此就能讓會議成果變得更具體，同時排除誤解，明確接下來的行動方向，筆者曾將這套方法過去在不同企業落實過，均帶來顯著的成效。
- 結論是什麼？
筆者發現很多人最容易對開會產生一個可怕的誤解，那就是：
既然大家都花了時間在開會討論，那麼大家對於會議結論，理所當然會非常清楚才是！
答案當然是：未必！即便在同一個會議現場，與會的人員對於會議結論也未必有同樣的認知！我們常常認為只要把結論明確地寫在白板上，大家自然而然對這個結論就有共同的認知。
但是事實上，只要是人，或多或少都會根據自己的喜好、經驗來篩選、刪除訊息，也就是說，我們經常會看到有一個有趣的現象，明明同樣的話都說了很多次，但有些人只會聽進自己想聽進去的話！
那麼，我們要如何避免這種現象發生呢？其實做法非常簡單！那就是在會議結束之前，每個人都要把今天會議中所做出的結論，親口用自己理解過後的話語，說出來給會議現場所有人聽，因為每個人對於事物的理解不同，唯有當每一個人說出自己認知的會議結果，我們才能確認大家對於會議結論的認知是一致的。
這麼做的好處是，這時候我們可以在現場就確認彼此對於會議結論是否有誤解，如果成員有不同認知，一定要在會議現場釐清！到底是哪一個環節導致不同認知的產生！這麼做雖然會花一點時間，但總好過大家出了會議室大門之後，因為各自解讀不同，而導致更大的誤解與錯誤發生！並且我們可以透過這樣的方式，避免存在模糊空間，確認大家對於會議結論有共同認知！
- 我要做什麼？
當大家對於會議結論有共同認知之後，在此前提之下，每個人都要說出在這次會議結束之後，自己會根據會議結論所衍生的下一步行動是什麼。
讓會現場的每個人聽到彼此接下來要做什麼，這也是我們幫助團隊效能變得更好的方式。因為每一次會議過後，最害怕的莫過於有了明確的結論，但是大家不去落實和執行，甚至彼此不清楚自己要做什麼。
在會議中說出來「我要做什麼」，其實就是讓所有人知道接下來我會採取的行動是什麼。這樣做也會有一種宣示的效果，畢竟是自己親口說出的下一步行動，自然付諸執行的意願就會更強烈，確保這場會議的成果不會被束之高閣。
- 我需要什麼？
最後，每個人都要說出在這次會議結束之後，為了要採取對應的行動和措施，需要組織提供哪些資源與支援。
例如：需要哪些部門的協助？需要組織內什麼樣的資源？需要什麼樣的人力支援？需要哪些權限？需要其他人幫忙做哪些協調？這些內容都要在會議現場跟相關人員確認清楚。當會議中的每位成員能夠說出執行所需的資源、協助與協調事項，就能避免後續執行中的不明確或誤解。
當然，也會出現無法立即確認的情況發生，但即便是沒有辦法在現場確認清楚，也避免在現場說出「我之後再找你談這件事」的模糊話語，這種說法常常會變成一個口號，由於缺乏明確的承諾，後續就容易不了了之，所以沒有所謂的之後、等一下、有空再說的情況，一定要在現場跟相關人員確認好後續協調時間，或是再單獨約定其他溝通時間，現場敲定彼此的日期跟時間，杜絕模糊地帶，讓每一次的會議都要有明確的承諾與行動。
透過以上三個動作，我們可以讓會議成果更具體明確，避免無效會議。在每一次會議結束之前，每一位與會者都要能夠說出「結論是什麼、我要做什麼、我需要什麼」三大重點，如此方能確保結論清晰，行動方向明確，所需資源充足，協調更加順暢。
落實這三個動作其實非常簡單，剛開始做雖然會有一點不適應，但很快地就會明顯感受到會議品質改善，只要養成習慣，相信一定會有助於提升會議品質，推動團隊效能提升。
了解更多陳政廷老師的工作坊及內訓課程>>
推薦你更多與工作管理相關的好文章 >>
持續進修學習！提升工作效率及績效 >>
加入104人資市集 Line 獲得新知與獨家優惠！
