會議結束前必做的3件事,從此擺脫無效會議!


文:創識智庫國際有限公司執行長 陳政廷 Ben

原文標題:只要落實三個簡單動作,從此擺脫無效會議

在職場上不免要參加許多會議,但並非每場都能帶來實際價值。常見令人沮喪的「無效會議」,皆因討論不深入、決策拖延,最後無實際行動。想要掌握「有效會議」技巧能提升組織效率,我們需思考如何將會議結果從抽象轉為具體。這裡提供一套簡單可行、立即有效的方法,只要在每次會議結束時進行三個動作,如此就能讓會議成果變得更具體,同時排除誤解,明確接下來的行動方向。

在職場中,我們經常花時間參與各式大小的會議,每一次開會,大家都希望這場會議最終能夠帶來實質的價值,例如解決惱人問題、構思創新方案與檢視確認成果,畢竟,沒有人喜歡自己寶貴的時間被白白浪費! 

然而,不是每一場會議都能盡如人願!事實上,多數職場工作者或多或少都曾經歷過生不如死的「無效會議」!也就是我們常說的「會而不議,議而不決,決而不行」。 

基於這種痛苦的經驗太過深刻,導致有些人只要一聽到要開會,就不由自主地眉頭深鎖,因為在他們心中,不自覺地把會議跟浪費時間劃上等號!接下來更學會了如何在會議現場明哲保身,只求會議盡快結束就好! 

即便如此,我們也不能否認會議本來該有的價值,筆者身為企業顧問,只要有幸參與到企業客戶的會議當中,基本上就可以大致判斷這間公司的組織文化、溝通風格與處事方式,甚至往更大面向來說,只要能夠「把會開好」,甚至不需要額外花費成本,就能進一步提升組織整體效能。 

那麼,如何讓會議成果變得具體有效,避免成為無效會議?這裡提供一套簡單可行、又立即有效的方法,只要在每次會議結束時進行三個動作,如此就能讓會議成果變得更具體,同時排除誤解,明確接下來的行動方向,筆者曾將這套方法過去在不同企業落實過,均帶來顯著的成效。 

  1. 結論是什麼? 

筆者發現很多人最容易對開會產生一個可怕的誤解,那就是: 

既然大家都花了時間在開會討論,那麼大家對於會議結論,理所當然會非常清楚才是! 

答案當然是:未必!即便在同一個會議現場,與會的人員對於會議結論也未必有同樣的認知!我們常常認為只要把結論明確地寫在白板上,大家自然而然對這個結論就有共同的認知。 

但是事實上,只要是人,或多或少都會根據自己的喜好、經驗來篩選、刪除訊息,也就是說,我們經常會看到有一個有趣的現象,明明同樣的話都說了很多次,但有些人只會聽進自己想聽進去的話! 

那麼,我們要如何避免這種現象發生呢?其實做法非常簡單!那就是在會議結束之前,每個人都要把今天會議中所做出的結論,親口用自己理解過後的話語,說出來給會議現場所有人聽,因為每個人對於事物的理解不同,唯有當每一個人說出自己認知的會議結果,我們才能確認大家對於會議結論的認知是一致的。 

這麼做的好處是,這時候我們可以在現場就確認彼此對於會議結論是否有誤解,如果成員有不同認知,一定要在會議現場釐清!到底是哪一個環節導致不同認知的產生!這麼做雖然會花一點時間,但總好過大家出了會議室大門之後,因為各自解讀不同,而導致更大的誤解與錯誤發生!並且我們可以透過這樣的方式,避免存在模糊空間,確認大家對於會議結論有共同認知! 

  1. 我要做什麼? 

當大家對於會議結論有共同認知之後,在此前提之下,每個人都要說出在這次會議結束之後,自己會根據會議結論所衍生的下一步行動是什麼。 

讓會現場的每個人聽到彼此接下來要做什麼,這也是我們幫助團隊效能變得更好的方式。因為每一次會議過後,最害怕的莫過於有了明確的結論,但是大家不去落實和執行,甚至彼此不清楚自己要做什麼。 

在會議中說出來「我要做什麼」,其實就是讓所有人知道接下來我會採取的行動是什麼。這樣做也會有一種宣示的效果,畢竟是自己親口說出的下一步行動,自然付諸執行的意願就會更強烈,確保這場會議的成果不會被束之高閣。 

  1. 我需要什麼? 

最後,每個人都要說出在這次會議結束之後,為了要採取對應的行動和措施,需要組織提供哪些資源與支援。 

例如:需要哪些部門的協助?需要組織內什麼樣的資源?需要什麼樣的人力支援?需要哪些權限?需要其他人幫忙做哪些協調?這些內容都要在會議現場跟相關人員確認清楚。當會議中的每位成員能夠說出執行所需的資源、協助與協調事項,就能避免後續執行中的不明確或誤解。 

當然,也會出現無法立即確認的情況發生,但即便是沒有辦法在現場確認清楚,也避免在現場說出「我之後再找你談這件事」的模糊話語,這種說法常常會變成一個口號,由於缺乏明確的承諾,後續就容易不了了之,所以沒有所謂的之後、等一下、有空再說的情況,一定要在現場跟相關人員確認好後續協調時間,或是再單獨約定其他溝通時間,現場敲定彼此的日期跟時間,杜絕模糊地帶,讓每一次的會議都要有明確的承諾與行動。 

透過以上三個動作,我們可以讓會議成果更具體明確,避免無效會議。在每一次會議結束之前,每一位與會者都要能夠說出「結論是什麼、我要做什麼、我需要什麼」三大重點,如此方能確保結論清晰,行動方向明確,所需資源充足,協調更加順暢。 

落實這三個動作其實非常簡單,剛開始做雖然會有一點不適應,但很快地就會明顯感受到會議品質改善,只要養成習慣,相信一定會有助於提升會議品質,推動團隊效能提升。 

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