改善會議紀錄方式,提升開會效率!


文:新心資安科技股份有限公司 資安長 陳瑞麟

原文標題:怎麼從無用會議脫身? 

在職場上無法避免各種大大小小的會議,不想白白浪費投入會議的時間,可以從會議紀錄的方式下手,讓會議的目的及結論更清楚,方便凝聚各方的意見及共識。

吳組長剛從會議室走出來,口中唸唸有詞:「又是組長會議,每一週開二次,大大小小的事情都做成決議追蹤,整天都在忙這些,組裡面的業務都不用做了。」 

小陳看著吳組長,心中在想組長今天看起來心情不好,不要去招惹他。吳組長突然開口:「小陳,下一次組長會議,你跟著去做會議紀錄。」於是小陳只好準備筆記本和鉛筆、橡皮擦,幾天後跟著去參加組長會議。 

在會議裡,處長、二位副處長、八位組長都坐在會議室裡。每位組長的口才都很好,小陳觀察到他們之間互相較勁,一方面爭取組裡面不要再增加工作,另一方面對於歷次會議的結論都能夠如數家珍,論述有據。二位副處長各主管四個組,二位都想升處長,誰也不服誰。但是雖然客觀上誰也不服誰,在會議裡卻感覺他們都需要處長的支持。 

處長是從其他處調來的,只見他默默聽完要討論的議題,徵詢二位副處長的意見,然後做出決定。小陳不由的佩服會議裡面的這些長官,能夠有如此清醒的頭腦。 

會後,處長約見小陳,跟小陳說想要架一個處網站放組長會議紀錄,並主動提出想將組長會議改為處務會議,一個月開一次,並問小陳有什麼意見。 

小陳給處長的建議如下: 

  1. 設置發言條:在會議裡,紀錄人員最常遇到的問題,就是不認識會議裡的所有人,也來不及記下發言內容。有了事先備妥的簡要發言條,主席在會議前可以先知道各位組長預計發言的概要,避免臨時發難。 
  1. 當場產生記錄:一場會議裡面,主席的裁示是每個議題中最重要的部分,但是在處裡面,常常是會後要徵詢各個組組長,才能最後產生會議紀錄。如果能夠用電腦打字,各組長當場畫押,能夠節省會後徵詢、傳閱各組長的時間。 
  1. 避免議而不決、決而不行:有些老大難問題,需要時間處理,但對於每位組長而言,在意的是解除追蹤。所以一方面要提升會議結論的可行性,另一方面應該要將決議切實執行。 

於是處網站就開始風風火火的架設了,處務會議也取代了組長會議,降低了組長們開會的負擔,看到吳組長心情比較好,小陳的日子也好過一些。 

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