人資內控制度知多少？前輩分享經驗談
文：Windy
原文標題：內稽內控與薪工循環
重點閱讀：
公司規劃上市上櫃時，一定要建立內部控制與內部稽核制度，其中不乏與人資相關，包括招募甄選、任用、訓練、出勤、薪資發放、人事異動、福利、離職等流程。
企業制定內部人資相關流程時，有哪些要注意事項？可能會遇到哪些難題？制度上路後，會為公司帶來哪些好處？本文將一一告訴你。
公司在上市上櫃前，其中一個審核關卡，是建立公司內部的內稽內控制度。
大部分工作不很久的人，大多在已上市櫃的企業上班，或是未打算上市櫃的公司服務，未有機會參與這個制度制定的過程。
很幸運在我工作三年多時，剛好遇到公司規畫要上市櫃，所以參與了這項過程，有了這個難得的經驗與體驗。: )
內控內稽不佳，好處、壞處都有
內稽內控，指的是內部的稽核與控制制度。當公司規模不大的時候，做事情可以使用較彈性的方式、各項作業或流程不一定有明確定義，管控上採信任管理，權責未必定義非常清楚。這樣的好處是，管理上較彈性、不會有太官僚的結構，彼此可以相互支援以迅速因應突發狀況 (前提是人員素質都不錯的話 XD)。
壞處是，權責不清，沒有明確的分工與卡控點，當事情越來越複雜或人員能力不足時，容易有所疏失；或是跨部門合作時某些強勢部門說怎麼做別部門就要照做，即使不符合原來談好的合作模式或SOP，也容易有舞弊的狀況。
簡單來說，就是亂。
人資流程卡控，清楚定義權責
在內稽內控中，與人資相關的，就是薪工循環了。
薪工循環，包含從招募甄選、任用、訓練、出勤、薪資發放、人事異動、福利、離職等所有人資相關流程，
在制定這些function的流程時，需依照公司現有分工運作模式的流程現況，結合未來想要/應要的流程，去做整體的設計與改善。
可以參考其他公司的做法，但流程沒有絕對的好壞或標準，而是參考好的做法因地制宜，做好每個流程的卡控、定義好每個流程的權責 （特別是跨單位合作時）。
以薪工循環來說，須留意的是流程順序、簽核權限與作業內容，舉例來說：
1. 招募時，要簽核到哪一層主管，HR才能正式開始對外招募？
2. 薪資發放作業時，哪些項目由HR做，哪些項目由財務會計覆核確認，才能確保薪資金額與項目計算無誤？
3. 出勤管理時，哪些假別或哪些身分的人在請假時需要簽核到最高主管、哪些只要簽核到直屬主管？
當流程圖與作業內容制定後，將交由董事會審核，審核通過後就成為所有權責單位作業的依據，在作業上若遇到任何的模糊地帶或權責不清，就可以回頭來檢視薪工循環上的定義，以釐清彼此權責與SOP。
因此，在訂完這些規章後，公司將變得越來越有制度。
公司上市櫃後，確保運作透明
未來上市櫃後，將也都會遇到外部稽核，將會依此規章文件進行稽核，查看所有作業是否依此進行，以確保公司運作透明不會有舞弊的狀況。
在制定這些規章制度時，首先需要的，是足夠了解公司以及了解薪工循環中各流程作業的人。了解公司，才能訂出符合公司現況、組織、部門間關係等的條件的流程；了解流程作業，才能先畫出/定義出現有流程，並針對現有流程進行改善與校正。
接著，需要具備良好的組織能力與溝通協調能力，能夠釐清流程現況與待解問題，並能與其他人溝通，進而解決問題。
在制定的過程中，會遇到許多權責模糊的工作項目，部門間時而會有利益/資源衝突，考驗著彼此的協調與合作，關乎了制度訂定的成敗，
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