人資內控制度知多少?前輩分享經驗談


文:Windy

原文標題:內稽內控與薪工循環

重點閱讀:

公司規劃上市上櫃時,一定要建立內部控制與內部稽核制度,其中不乏與人資相關,包括招募甄選、任用、訓練、出勤、薪資發放、人事異動、福利、離職等流程。

企業制定內部人資相關流程時,有哪些要注意事項?可能會遇到哪些難題?制度上路後,會為公司帶來哪些好處?本文將一一告訴你。

公司在上市上櫃前,其中一個審核關卡,是建立公司內部的內稽內控制度。

大部分工作不很久的人,大多在已上市櫃的企業上班,或是未打算上市櫃的公司服務,未有機會參與這個制度制定的過程。

很幸運在我工作三年多時,剛好遇到公司規畫要上市櫃,所以參與了這項過程,有了這個難得的經驗與體驗。: )

內控內稽不佳,好處、壞處都有

內稽內控,指的是內部的稽核與控制制度。當公司規模不大的時候,做事情可以使用較彈性的方式、各項作業或流程不一定有明確定義,管控上採信任管理,權責未必定義非常清楚。這樣的好處是,管理上較彈性、不會有太官僚的結構,彼此可以相互支援以迅速因應突發狀況 (前提是人員素質都不錯的話 XD)。

壞處是,權責不清,沒有明確的分工與卡控點,當事情越來越複雜或人員能力不足時,容易有所疏失;或是跨部門合作時某些強勢部門說怎麼做別部門就要照做,即使不符合原來談好的合作模式或SOP,也容易有舞弊的狀況。

簡單來說,就是亂。

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人資流程卡控,清楚定義權責

在內稽內控中,與人資相關的,就是薪工循環了。

薪工循環,包含從招募甄選、任用、訓練、出勤、薪資發放、人事異動、福利、離職等所有人資相關流程,

在制定這些function的流程時,需依照公司現有分工運作模式的流程現況,結合未來想要/應要的流程,去做整體的設計與改善。

可以參考其他公司的做法,但流程沒有絕對的好壞或標準,而是參考好的做法因地制宜,做好每個流程的卡控、定義好每個流程的權責 (特別是跨單位合作時)。

以薪工循環來說,須留意的是流程順序、簽核權限與作業內容,舉例來說:

1. 招募時,要簽核到哪一層主管,HR才能正式開始對外招募

2. 薪資發放作業時,哪些項目由HR做,哪些項目由財務會計覆核確認,才能確保薪資金額與項目計算無誤?

3. 出勤管理時,哪些假別或哪些身分的人在請假時需要簽核到最高主管、哪些只要簽核到直屬主管?

當流程圖與作業內容制定後,將交由董事會審核,審核通過後就成為所有權責單位作業的依據,在作業上若遇到任何的模糊地帶或權責不清,就可以回頭來檢視薪工循環上的定義,以釐清彼此權責與SOP。

因此,在訂完這些規章後,公司將變得越來越有制度。

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公司上市櫃後,確保運作透明

未來上市櫃後,將也都會遇到外部稽核,將會依此規章文件進行稽核,查看所有作業是否依此進行,以確保公司運作透明不會有舞弊的狀況。

在制定這些規章制度時,首先需要的,是足夠了解公司以及了解薪工循環中各流程作業的人。了解公司,才能訂出符合公司現況、組織、部門間關係等的條件的流程;了解流程作業,才能先畫出/定義出現有流程,並針對現有流程進行改善與校正。

接著,需要具備良好的組織能力與溝通協調能力,能夠釐清流程現況與待解問題,並能與其他人溝通,進而解決問題。

在制定的過程中,會遇到許多權責模糊的工作項目,部門間時而會有利益/資源衝突,考驗著彼此的協調與合作,關乎了制度訂定的成敗,

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