PDCA新時代執行力(一)聰明且可行的計劃


文:羅亦耀|麥巨卡索訓練中心 執行長

原文標題:新時代的執行力_第一個關鍵字:Plan,我給它一個定義:聰明且可行的計劃

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PDCA,分別代表Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)、Adjust(改善),是重要的管理工具之一。

每一個 PDCA的步驟後面,都有你必須知道的魔鬼細節。第一個關鍵字—Plan,我給它一個定義:聰明且可行的計劃。

說到「執行力」,每一位朋友都可以在網路上面查到 PDCA,但是我們不會因為這樣,就很有執行力。事實上,在這個多工、多變且複雜性高的世代中,每一個 PDCA 的步驟後面,都有你必須知道的魔鬼細節。就讓我們一一為大家解析與說明吧!

第一個關鍵字—Plan,我給它一個定義:聰明且可行的計劃。

如何呈現一個計劃的完整性,我們叫做「6W3H」,網路上都查得到,我就不說了。

如何企劃一個計劃,因為不同的計劃性質不同,小到「活動企劃設計」,大到「專案管理」,那都是一時三刻也說不完的主題,事實上,也不可能在一篇文章說完,那也不說了!

以上兩種技巧,都是這個部份的重點,但是,卻不是影響各位執行力的關鍵因素;我這一篇想引導各位的重點,是把焦點放在「聰明」兩個字。

計畫越不「聰明」,執行挑戰就越大

讓我引用 VUCA 這四個英文字母,它所描述的就是我想呈現的「新時代」,在現在時代的商業環境下,充滿volatility(易變性)、uncertainty(不確定性)、complexity(複雜性)、ambiguity(模糊性),也因此,若是我們所擬定的計劃不夠聰明,將在新時代下受到極大的挑戰。

因為,我們將提不出最好的作法,去面對可能的複雜性;我們也沒有足夠的資源,來面著更多的易變性。
各位有聽過「愚公移山」的故事嗎?愚公為了移除面前的兩座大山,他就以簡單的工具去挖,而他秉持的理論是:沒係,我挖不完我兒子挖,我兒子挖不完我孫子挖,世世代代挖下去,總有一天可以挖完。

我想,聽到這裡,愚公的兒子應該心想:奇怪咧,搬家會不會快一點?

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black and brown Dachshund standing in box

「聰明」是種策略,要想的深、想的遠

然而,聰明的人所訂出的計劃,並不一定是聰明的。因為這裡的「聰明」所指的,不一定是大腦的聰明才智,而應該是策略機心;也就是說,在計劃擬定的過程中,你能想到多深,想到多細,想到多未來。

讓我們來看幾個案例,二戰時期,希特勒想要侵略東邊的國家,於是決定先解決西邊的波蘭;然而,為了解決波蘭時不會引起更西邊的蘇聯的抗拒,因此,他優先找了蘇聯簽訂了德蘇互不侵犯條約;自此,展開了一系列的東征計劃。

不講軍國大事,讓我們講個小案例,有一家法商想導入一套系統,可是公司內的法國人都有著天真浪漫的個性,同樣的,他們也不愛改變原先的做事方法,因為,新的系統就表示需要學新的操作技術,也就表示必須變得更精實,這可不符合「法蘭西浪漫」的精神。因此,負責導入的主管在思考導入程序時,和一般企業就不一樣,他並沒有先請系統商來上課,反而是先請另一套「沒有被選上」的系統商過來,因為該系統極度複雜且難用(這也是他們落選的原因),所有同仁一聽完簡介,臉都綠了,集體請願千萬不要導入這一家系統,因此,總經理「終於思考再三,順從民意」選擇了另一家比較好用但是較貴的系統,所有人開心不已。

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三個檢視指標,看策略思考深不深

那麼,在沒有天賦異稟的前提下,我們如何訓練自己在擬定一個計劃的策略思維呢?有三個檢視指標,可以讓大家先去看看,自己所訂的計劃策略度夠不夠深:

第一項指標:目標回扣度

正常而言,「慶生會」活動的目標應該是要讓壽星開心吧!但是,許多慶生會安排的活動都是「整壽星」,於是,我們常常發現,許多單位的慶生會當天,所有人都到了,就只有壽星可能生病請假。同樣的狀況,也發生在許多企業的尾牙上,正常而言,尾牙的目標不是應該要讓員工開心嗎?那麼,「部門表演」是哪招?
所以,計劃完成後,重新檢視這份計劃,有沒有與計劃目標是吻合的。

第二項指標:人員支持度

每一份計劃都有著不少的利益相關人,包含主管、老闆,以及參與這份計劃的工作團隊,他們是不是能「打從心底」支持這份計劃,絕對和這份計劃擬訂的好不好有關;因此,重新檢視這份計劃,問問自己:這裡面的相關人,是不是會真的支持這份計劃,千萬不要自我感覺良好哦!

第三項指標:行動敏捷度

所有的計劃都會有著「行動步驟」或「行動要項」,這將是一份計劃通過後的執行要點,裡面更可能包含了 How、When、What、Who 等元素,計劃完成後,請專注在這一塊,問問自己:每一項行動,是不是做到最有效率了?

聰明的計劃,是新時代執行力的第一步。這一步做得好,我們將擁有一份充滿謀略,具體可行,人人接受的行動計劃,同時,當我們擬出了這樣的一份計劃,也就表示,我們的大腦已經準備好了,準備好當 VUCA 時代的變化來臨時,我們腦中的策略思維將可以協助我們以最快速度去應變。

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