差勤管理的工作有哪些？要具備哪些能力？人資前輩告訴你

文：Windy

原文標題：差勤管理人員在做什麼?

人資前輩看差勤管理：

差勤管理工作包括哪些？
平日與月底的例行性工作有哪些？
差勤管理人員要具備哪些能力呢？

差勤管理人員都在做什麼呢？主要是負責全公司有關排班、出缺勤、請假、工時等，事情多且瑣碎。

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大公司分工很細，一個薪資team裡的薪資管理師，工作內容可能每人都不相同。

比如說：分為保險管理、差勤管理、薪資計算、獎金計算等，依據公司的薪酬制度不同而有不同的業務去做分工。

從前在人數較少的公司，管理薪酬的人員可以只有一個人，將差勤、保險、計薪、獎金、所得稅等由一個人作業，所以要懂得多且廣，但是遇到的狀況相對單純。大公司因員工人數眾多，故會將上述業務拆開多人，以免薪資管理人員工作loading過重，所以相對來說通常只較懂自己所負責的業務。

大公司與小公司的工作內容，除了工作分工較細外，另一差別是所負責的工作的深度與複雜度。

以差勤管理來說，差勤管理人員都在做什麼呢？

主要是負責全公司有關排班、出缺勤、請假、工時等，事情多且瑣碎，尤其是近年來工時議題備受關注：

輪班怎麼輪、工時上限（日工時:上限12小時、週工時:上限60小時與月工時:月=單月加班上限46小時，如選彈性制度且公司工會同意或經勞資會議同意，則單月加班上限調整為54小時且每三月加班上限為138小時）都有相關規定、例假日與休息日安排、國定假日出勤、平日加班與假日加班等，都是差勤管理人員所要面臨的議題。

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此外，也因特休假、補休假未休完需折算代金、各種加班時段產生不同倍率的加班費（1倍, 1.34倍, 1.67倍, 2.67倍等傻傻分不清楚 XD）

也因此，從前總認為差勤管理只是管管刷卡記錄管差勤的小瑣事，變成需要頭腦清楚、具備數字概念、熟悉相關法規、能思考與制定工時制度的模式。

特別是現在刷卡已漸漸系統化，是否出勤這件事已變成差勤管理人員工作中比例甚小的項目，部分公司刷卡紀錄僅為留存而非作為計薪的依據，這更是讓管差勤的人免於在這種小事中打滾呀！

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那，差勤管理的工作平常的項目是什麼呢？我們可以分為平日與月底來看：

平日：主要為例行的作業例如特殊假別審核與管控、特殊狀況結假給假（例如離職人員、外勞、留停等）、主管交辦的相關工時工作（整理分析報表或檢視特定員工的差勤資料等，通常是有特殊狀況才會需要）、依據需求提供跨單位同仁所需的工時資料、回答同仁的各種鬼問題等（不得不說，公司越大，各種鬼人物與鬼問題越多），雖然平日沒有月底忙碌，但是例行性固定要做的事務還也真是不少。

月底：只要是薪酬管理相關的工作，月底大概都是繃緊神經的，因為要準備計薪了呀！差勤管理人員在月底的主要工作，即為核對各式與工時相關的結薪項目（例如輪班津貼、加班倍率、扣薪假等）以及結假（到期特休的代金結算、離職人員的假勤結算）等，因為上述項目無法提前作業、但又必須在某個日期前完成，所以只有短短的幾天要把上述做完，如有問題要找出問題並解決，是非常有時間壓力的！且一旦在差勤處理上出錯，後續接續結薪作業的資料也都會錯了，所以要非常謹慎小心！

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最後，差勤管理人員要具備哪些能力呢？

所以在大公司，特別是製造業有各式班別、津貼的，管理差勤的人必須要有足夠的抗壓性（面對時間壓力以及解決同仁的鬼問題、應對單位主管與助理的提問或無理需求等）、數字概念 （在核對與結算時充滿數字，要能看出是否正確或有異常）、謹慎細心（資料千萬不能出錯）、法規知識與敏感度、溝通能力等。

若公司有完善的系統控管，在差勤這塊的管理可以輕鬆很多，但管理差勤的人就必須有系統相關的能力，會操作系統、理解系統邏輯，以便在系統有狀況時能夠與MIS溝通狀況、或是持續改善系統，讓使用上更便利、由系統卡控某些狀況（例如工時上限）以減少人工作業，減少系統錯誤等。

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