疫情未歇，企業居家辦公如何掌握效率？

文：Windy

原文標題：2021新冠肺炎因應:分流居家辦公-公司篇

國內新冠肺炎疫情依舊嚴峻，自清明連假以來，每日確診人數屢破千例、創新高，很多人都擔心疫情會不會又升到三級警戒。

回顧2021年五月，當時連續多日破百例確診，國內疫情升至三級警戒，不少公司啟動分流居家辦公（A、B班）。本文作者是名HR，他將分享那時公司主管是如何調整管理與溝通方式，掌握團隊的工作進度與績效。

約莫去年（2020年）的同個時期，也是疫情較嚴重的時候，當時公司做了分組分區辦公，並演練了居家辦公，為疫情持續做準備，不過後來疫情趨緩，也因此並未實施居家辦公，後期也取消了分組分區辦公的政策。

今年（2021年）度，5月中週末的確診數大爆發，防疫小組便馬不停蹄的開始因應，除了馬上分組分區辦公外，當週三起後勤人員也啟動了分流居家辦公（人員分兩組，一組居家，另一組在辦公室，一週輪流一次）

此外，因應學校停課，為避免大量同仁請「防疫照顧假」（無薪）造成的工作影響，我司也讓可遠端連線辦公的同仁，申請在家工作兼顧小孩的方式（有薪），除降低對工作產能的影響，也讓同仁能夠同時保有此段時間的薪資。（推薦課程：工資給付、請假、無薪假&工時排班～以第三級警戒期間為主）

居家辦公，很多雇主的疑慮大概是工時、人員的工作難以掌控。此外就是溝通與訊息傳遞方式的改變，我司相關的做法如下：

大批量迅速的開啟遠端連線權限與MVPN （方便同仁使用手機撥打公司分機以及同仁間的互撥）。
同仁線上簽立居家辦公同意書，內容告知居家辦公應注意事項等。
居家辦公仍需打卡，我司早前除了刷卡機，也另有網頁／APP定位刷卡等多元刷卡方式，讓同仁自管自控在家時依據實際工時刷卡。
寫工作日誌掌控工作進度，不過這並非每個部門都有實施，像我部門就沒有，大概因為太忙了隨時都在溝通與交辦，也無需靠這個掌控。
增強線上會議軟體的量能，我司因有南北多廠，本就常用線上會議於各廠間的聯絡，現避免面對面會議與因應居家工作，更增強這塊的量能，以維持工作會議的運作；另公司也評估視訊會議的量能擴大，讓其可於同仁間普遍使用，增進線上會議的效率。
工作型態改變，主管須更妥善分配工作，而同仁也定時於群組統籌回報工作進度。
溝通方式改變，因先前在辦公室要講事情，轉個頭就能討論；或是其他人在討論什麼，在場其他人也都能聽到；現因無此優勢，更要注意訊息的即時確實傳遞。

先前就聽人分享過，在家工作並沒有比較輕鬆，只是工作方式可以比較隨心。其實同仁都是自管自律的人的話，真的不用太擔心居家辦公所會造成怠惰等影響。

當然可能因為環境或設備的限制，導致某些溝通效率不彰，但這正也是檢視工作流程與彈性因應的好時機；而工作量，因本就安排好，工作進度與交辦事項也時刻進行。

若同仁能在時間內交付工作成果，那麼也無須時刻掌控同仁的辦公狀況，而可以給予彈性空間了。

不曉得大家公司對此波疫情的因應政策是什麼呢？

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