「自己開發人資系統的成本才高！」HR 的辛酸告白
公司達到一定規模，會需要仰賴人資系統來輔助管理、增加效率。當然系統可以是企業內部的資訊部門進行開發，也可以洽詢外部系統商；若由資訊部門開發，通常來說 HR 將會一同參與系統從無到有的開發過程，中間遇到的總總只能往心中吞，有此經歷的 HR 紛紛大喊：太辛苦了吧～☹
文／104人資學院
擔任公司 HR，通常都會接觸到人資相關的系統，比如：請假系統、人事資料系統、計薪系統等；如果公司還沒有使用系統，隨著公司規模逐漸擴大，也會從紙本管理或 Excel 作業轉換成系統管理。當有新系統的需求產生時，企業通常就需經歷一段苦惱評估期：是該由公司內部的資訊部門自行開發，比較好？還是該找外部廠商，更適合呢？
公司現有系統真的好用嗎？
若企業企業是由公司資訊部門的 MIS 自行開發維護，HR 對以下情境應該感到又熟悉又困擾吧：
沒有一個系統是完美的，但你可以發現上述的每次優化，都必須勞煩公司的「MIS」。當你以為 MIS 是自己人，系統調整的效率會提高、會更好溝通，那你絕對不能忽視以下情境：
- Bug 總是修不好：由於系統為前人主導開發的產品，當遇上工程人員更替後，後人難以接手維護
- 法律一變，全體同仁就疲憊：當法令修改時，HR 除了要先上網搜尋，自行弄懂修法規則外，還得要內部開班授課，教到全體 MIS 聽得懂才行
- 優化只能等、等、等：由於資訊部門更需專注於有明確績效的開發專案，HR 系統功能項不是他們的首要任務，當我們提出改善建議後只能盼望有一天 MIS 想起來。但法律上的版更，豈能等待。當系統無法跟上最新勞動法時，還必須承擔觸法風險，或是員工的投訴與不信任。
從零開始打造的系統，也許能依公司流程與業態客製成專屬的模樣，但當使用習慣要被文件化、產品化，內部同仁真的有這樣的能力嗎？會不會做出的產品，並不符合員工期待，大家被迫使用下，還需要消耗大量工程量能來維護，我認為是需要好好思考的一個面向。
公司自行開發系統，HR 兼 PM 兼 QA 的血淚史
在擔任人資工作時，我曾有過公司需轉換人資系統，但公司選擇自行開發、由資訊部門與人資部門合作的經驗，在這個過程中，人資需要經歷幾個工作歷程：
- 提出需求規格，與 MIS 進行需求確認
- MIS 開發時程、人力，雙方對焦開發時程表是否符合需求
- 依據開發時程表檢視開發進度
- MIS 交付開發結果，由 HR 進行系統測試
- HR 針對測試結果回饋給 MIS 調整
- 測試完成後 MIS 將系統上線並進行舊系統資料移轉
- 上線後的後續維運與使用者問題反饋
看似簡單的過程，但每一步都是滿滿辛酸，我們整理成以下心路歷程：
1. HR 要自行撰寫需求規格
需要由 HR 從無到有全部自己撰寫，且任何細節都要文件化，包含：簽核流程、功能介面按鈕、說明文字、角色權限劃分、查詢資料的顯示欄位等。
這是一個超級燒腦的過程，也脫離 HR 原本擅長的職務範圍。最大的 Gap 是，HR 腦中認為這樣的作法是常識，提出需求希望工程比照現行運作方式即可。一旦發現開發的狀況有巨大落差時，工程主管會告訴你：「只要沒有明文寫在規格中，MIS 就不會知道需要做喔！」因此若能選擇外部系統商，大多數系統廠商都已參考大部分企業的常態作法，具備標準化的模塊，不用擔心從零開始，開發速度與導入效率一定都比內部量能來得充裕。
2. 雙方都不擅長，導致開發量與質下滑
MIS 的人力通常有限，也因此開發時容易因來回溝通、臨時急件或開發瓶頸等導致時程 delay。而開發過程中沒有專業 PM 主導，而是兩個部門各出一個人當 PM 溝通，也容易產生合作上的認知落差造成互踢皮球、跨部門衝突等問題，這些都是非常常見的日常，也耗費了許多時間、人力成本。
3. HR 必須自行測試系統、給予回饋
MIS 開發完成後，會交付 HR 測試。這時後人資部門的同仁，必須要絞盡腦汁，設想各部門會遇到的操作情境進行測試。我的經驗來說，開發完成後通常不會一次就測試完成，一定會先遇到各種 Bug，蒐集完後回饋給 MIS 修正。這段流程來來回回，正式上線時，還是會發現漏網之餘，工程又無法及時修正，變成新舊方法混合使用。
例如：我們曾經在正式計薪時才出現計算錯誤（大災難！），變成 Excel 也要同步手工計算，持續了好幾個月都是重工處理，反而有系統讓 HR 事變多、頭好痛！並且我認為再怎麼有經驗的 HR，也無法媲美外部 QA 團隊，有完整的測試腳本、各類型的電腦、手機測試機可以使用，若能透過專業協助，HR 與 MIS 更能將時間與心力運用在更重要的核心工作。
4. 上線後的各種問題
導入一個新系統，本來就會有很長適應期。但由於是讓內部自行開發，經驗不足下，漏洞總是特別多。系統剛上線的一兩個月，人資部門幾乎天天被同仁的電話或信件轟炸，每天都在抓蟲、教育訓練、客服安撫，無法專心做更有價值的人資計畫。
專業的事，委外給外部團隊才是有效率
在公司需要導入或轉換系統時，選擇專業的外部系統商有需多的優點：良好的服務，提供系統面的專業諮詢及流程輔導、教育訓練等；提供符合用戶體驗的人資系統，其系統規格和管理邏輯已經過數百家企業 HR 和員工的考驗，系統功能依據用戶需求校正過無數次，更貼近使用者邏輯、人資流程與實務，不用擔心開發出的系統不敷使用要來回修改；遇到法令調整時能夠快速地進行版本更新以符合法令。例如知名的人力資源品牌：104，即是少數同時擁有專業的人資知識、資訊平台出身的系統服務商。
104 eHRMS，不只符合上述的系統需求；eHRMS 更採用模組化的結構，可以針對公司不同規模時的系統需求進行擴充，例如：原有人事系統，而後額外增加教育訓練模組或績效管理模組等，不須動到原本既有的系統，HR 僅需學習新擴充的系統即可。
此外，系統對齊最新法規，好口碑的系統導入顧問，也能協助在面對產品 Bug 時，即時請 104 工程協助維修，無須再苦苦哀求公司的 MIS 幫忙，可謂一舉多得。若公司採行動化政策，eHRMS 也支援 App 管理，員工與主管透過手機即可進行簽核，讓全體同仁自主管理更便利！
若有需求皆可洽詢 104 專業的顧問團隊，輔導企業從無系統到有系統的上線過程，不只處理軟硬體，也能同時改善企業現有流程，做進一步的迭代。歡迎點進連結預約：https://104.com/預約專人諮詢
