如何協助新進人員適應組織環境、工作順利上手

文：羅悅華∕104人資學院 資深專任顧問

大部份的企業會把新進人員剛進公司的三個月當作是新進人員的考核週期，其實這也是新人是否願意繼續留任的關鍵期。在新進人員剛入職的90天內，必須做好支援、輔導和鼓勵，才能讓新人工作順利上手。有時基本的一些小細節反而容易被忽略，本文將與讀者分享一些實務經驗，以協助新進人員及早適應組織環境，能讓工作可以順利上手。

第一週：快速融入階段－讓新進人員知道來這做什麼的

首先第一天到職就要先營造一個好的工作氣氛，在新人座位上放置一本筆記本、一包衛生紙、一個水杯、一句問候、一份歡迎，感覺對了，事情也就容易往對的方向走。接下來要由主管明確告知他的工作職責與工作目標，讓新人了解自己的工作重點在哪裡，並且安排好第一周的工作任務，包括認識主管及上下游同事、了解公司的組織規章、作業規範及各項產品與服務。
安排一位指導員帶領新進員工，遇到任何問題時，至少有指導員可以諮詢協助，消除新人的陌生感，別讓新進人員一個人默默的坐在位置上看資料，無聊也會是造成新人離職的原因之一。記得第一週尤其是第一天，一定要安排與新進人員共進午餐，千萬別讓他孤單一人，可以和他在午餐聊天中瞭解公司文化、組織習性…等，每日給予適度關懷，讓他儘快融入團隊生活中。

第一個月：觀察學習階段－讓新進人員知道，如何把事情做好

第一個月期間可以讓指導員帶著新進人員一起工作，讓新進人員看著指導員完成每天的每一項工作，包括：每天要做什麼、怎麼做、如何與任務相關的同事互動；由指導員直接把自己的經驗傳授給新進人員，讓他在實戰中學習；團隊成員也可以隨時提供必要的輔導，以便讓新進人員明白完成每件工作的方式與方法。
新進人員難免會給自己一些壓力，期望自己馬上展現出良好的績效，好讓團隊認同他的貢獻與能力。主管應該與新人充分溝通，讓他知道不一定需要立刻使盡全力在績效表現上，多花些時間與精力在傾聽、觀察、瞭解隊友、建立團隊互信，重視職能行為表現，才能有效達成任務。

第二個月：試作執行階段－讓新進人員開始自己執行任務

接下來可以讓新進人員開始負責例行性的一般任務，並由指導員在旁觀察與協助，目的是降低錯誤產生時，新進人員心理的擔心害怕與衝擊，也可以在過程中適時的給予提醒。當執行過程中，有不順利或產生問題時，指導員就可以立即給予協助。團隊成員也可以隨時提供必要的輔導，建立新人執行任務的信心，要讓新人了解，不要擔心做錯被發現，就是要被發現才能知道在哪個地方需要強化學習，才有調整與改善的空間，也才能在未來做得更好。

第三個月：獨立執行階段－建立互信關係，讓新進員工開始獨立挑戰任務

互信關係的建立在於有效的回饋，為了讓雙向回饋的過程更加有效，最好的回饋時機就是當下。當新進人員開始獨立自己處理工作任務時，如果團隊成員看到問題，就應該打鐵趁熱，隨時抓住當下溝通的機會，坦率、及時、正向的說出自己對事情的看法或感受。
當新進人員完成一項工作任務時，也應及時給予支持與鼓勵，這些真實的回饋都有助於互信關係的建立。同樣地，團隊也可以傾聽新進人員尚未被組織同化前，對團隊工作方式有那些意見，鼓勵新進人員參與團隊會議時，在會議中踴躍發言，針對工作任務的處理方法與建議提出不同的看法，對於建議的內容進行討論或評估調整的可行性，有時候一件工作使用習慣的方式處理久了，也容易錯失進步的機會。

慎重的新人考核評估

最後，部門主管需要慎重的為新進人員做考核評估，進行完整的績效面談與回饋，了解新進人員在考核週期中的學習、團隊互動與工作執行狀況，還要強化哪些項目來協助個人成長。過了初入公司的考核週期後，隨之而來的是新的挑戰，也可以說真正成為公司的一份子、是一個新的開始，管理者要協助制定新的工作目標，以及個人發展計畫，讓新進人員更清楚自己的工作價值、工作責任與工作使命，確認自己在這份工作上的發展目標和方向。

新人進入公司後，除了觀察學習、試作執行階段、獨立執行等可以協助新人適應組織環境的方法，不少公司針對新人也有相對應的訓練課程，協助新進人員了解公司文化、融入團隊、盡快上手工作內容，有些會以導師制的方式手把手帶領新人熟悉公司、有些則會有為期2-3天的新人訓練，但怎麼挑選適合新人訓練的課程？又該怎麼與公司主管們溝通以工作指導方式帶領新人融入環境並增加留任率，讓人才留任在公司，一起為組織的永續發展而努力？

104人資市集提供以職能為架構的內訓課程，從組織裡人人必須具備的共通職能課程，到基層主管、中高階主管需要的管理職能課程在104人資市集可以一次搜尋比較，若新人對於職務所需能力較為不足也可藉由比對職能缺口舉辦相應訓練課程，使訓練的ROI極大化，舉例來說：若想增進新人的留任率，可以公司主管為訓練目標，舉辦新進員工的培育與留任課程，針對員工特性善用工作指導技巧，提升員工績效、使新人願意留任公司；或者新人對於工作管理較不熟悉，也可藉由卓越的工作管理與PDCA來增進相應能力。

一個企業的競爭力本質上就是人才的競爭力，誰能吸引和留住優秀的人才，誰就能創造出新的科技和商業模式、做出更好的產品、提供更好的服務，或者設計出更有效率的體系和流程，來提升企業利潤，降低成本。因此想辦法吸引人才和留住人才就是企業人力資源管理核心的任務，也是企業致勝的關鍵。協助新進人員及早適應組織環境，讓工作順利上手，滿足留任的欲望，就是做好留住人才的起點。 

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