職場必學的 10 套 AI 工具：從新手嘗試到高效運用，打開你的 AI 職能地圖

在數位轉型浪潮中，AI 正迅速成為提升工作效率的關鍵助手。本文精選10大職場必學AI工具搭配6個步驟，從輕鬆互動、焦點痛點，到工具比對與指令模板，讓您輕鬆探索如何讓 AI 成為職場外掛，助力專業成長。

在瞬息萬變的數位時代，AI 已成為各行各業的日常夥伴。生成式 AI（Generative AI）就像全天候不眠不休的數位助理，幫助你發想、替你省下大量重複性工作，將時間留給更有價值的任務，對於大部分的職場人士來說，AI 工具都可以顯著的提升生產力。PwC《2025 全球 AI 就業報告》也顯示，具備 AI 應用能力的員工，平均薪資比同職位高 56%。

AI 工具百百款，你是否覺得眼花繚亂，不知如何下手呢？本文精心挑選了 10 套「職場必學」的 AI 工具，涵蓋文字生成、資料分析、翻譯、簡報製作到影音創作，並彙整為三大類：

分類	工具	適合對象	核心價值
對話助理	ChatGPTGeminiCopilot	需要寫作、溝通、研究的人	快速生成與整理文字、激發創意
資料整理	Claude AIPerplexity、NotebookLMDeepL	需要處理數據、翻譯、文件與跨平台資訊的知識工作者	提升資料處理效率與可檢索性
視覺呈現	Napkin AIGammaLumalabs.ai	常做簡報、需要視覺化資訊、影音製作的人	透過 AI 生成原本較困難的視覺化產出

一、對話助理類

1. ChatGPT — 全方位 AI 對話助手

網址：https://chat.openai.com/

無庸置疑是最領頭的 AI 工具，市佔率也最高，主要由 OpenAI 開發，能生成文字、分析資料、整理摘要、發想創意，也支援圖片、文件與數據分析。

情境：撰寫報告、提案草稿、會議紀錄、電子郵件、快速學新知。
技巧：使用 Aim/Input/Output 結構下指令，並指定對象與語氣。
案例：行銷專員用 ChatGPT 快速產出新品 EDM 初稿，節省 70% 時間。

2. Gemini — 工作與生活整合好幫手

網址：https://gemini.google.com/app

Google 開發，與 Google Workspace 無縫整合，可從 Gmail、Docs、Sheets、Drive 搜尋與摘要，並串聯 Maps、Calendar。

情境：出差規劃、郵件整理、影片摘要。
技巧：指定檢索範圍、整合行程表。

案例：專案經理用 Gemini 在一小時內完成完整出差計畫。

3. Copilot — Office 生態系 AI 助手

網址：https://copilot.microsoft.com/

整合於 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook，能分析數據、生成簡報、撰寫與回覆郵件。

情境：Excel 分析、PPT 初稿、郵件摘要。
技巧：明確指定資料範圍與輸出格式，搭配 OneDrive。
案例：財務分析師用 Copilot 在 10 分鐘完成原需半天的營收分析。

二、資料整理類

4. Claude AI — 長文、程式碼撰寫好幫手

網址：https://claude.ai/

擅長寫程式、長文本處理與多檔案分析，適合專業文件與合約摘要等等任務。

情境：程式撰寫、PDF / Word 摘要，互動內容產出，重點整理。
技巧：指定摘要範圍與輸出格式，可多輪提問。
案例：法律助理用 Claude 摘要 80 頁合約的義務與條款。

5. Perplexity — 即時搜尋與知識整理專家

網址：https://www.perplexity.ai/

結合搜尋引擎與 AI，能檢索最新資訊並附來源連結。

情境：市場調研、競品分析、國際法規整理。
技巧：要求附連結、用表格整理、雙語搜尋。
案例：人資主管用 Perplexity 搜集國外企業 AI 招募案例表格。

6. NotebookLM — AI 筆記與知識管理專家

網址：https://notebooklm.google/

Google 推出，可整合文件、網站、音訊、影片，並建立知識圖譜。

情境：專案資料彙整、快速檢索、團隊協作。
技巧：一個筆記本管理多來源，利用心智圖視覺化知識。
案例：顧問將提案、產業報告、會議錄音匯入後，快速取得產業痛點摘要。

7. DeepL — 高品質翻譯與跨語溝通工具

網址：https://www.deepl.com/en/translator

翻譯品質不輸給 Google 的 AI 翻譯工具，支援多語與文件翻譯，保留專業用語。

情境：國際郵件、多語簡報、即時會議翻譯。
技巧：搭配外掛翻譯網頁，文件翻譯保留排版，設定專屬詞彙。
案例：外貿業務透過 DeepL 快速回覆多語客戶郵件。

三、視覺優化呈現類

8. Napkin AI — 一鍵生成流程圖

網址：https://www.napkin.ai/

將文字轉換為手繪風或多種樣式的流程圖。

情境：SOP 視覺化、會議紀錄轉圖、簡報視覺化。
技巧：直接生成圖片並可編輯，快速切換樣式。
案例：講師用 Napkin AI 將處理流程圖像化，提升學員理解。

9. Gamma — AI 簡報生成器

網址：https://bit.ly/gamma_jack

用文字或網址生成高質感簡報，可持續與 AI 對話調整內容。

情境：快速簡報初稿、文件轉簡報、套用模板。
技巧：用網址匯入，限制 AI 不額外添加內容，免費版需控管使用次數。
案例：產品經理用 Gamma 在三分鐘內完成簡報並視覺優化。

10. Lumalabs.ai — AI 影片生成工具

網址：https://lumalabs.ai/

用文字或圖片生成動畫影片，適合行銷、教育與創意製作。

情境：產品動畫、教學影片、品牌形象影片。
技巧：指令加入鏡頭運動與風格描述，搭配圖片精準控制場景。
案例：行銷人用 Lumalabs.ai 製作新品宣傳片，廣告點擊率提升 40%。

職場導入 AI 工具的步驟建議

AI 的資訊量大，建議先不要給自己太大的壓力，嘗試對話看看，丟一下生活、工作上遇到的挑戰，聽聽看這位新夥伴的看法。如果要在職場導入，可以參考以下六個步驟建議：

[Step 1] 先大膽玩耍：不給自己壓力，打開 ChatGPT，馬上對話看看！
[Step 2] 解決痛點：探索最能改善現有工作的語法，先不用想一次全學。
[Step 3] 同任務多工具測試：比較自己習慣程度、速度、準確度、品質等。
[Step 4] 建立指令模板：筆記過程中的好用指令，方便後續重複使用。
[Step 5] 定期優化流程：追蹤 AI 新知，確保工具與方法都與時俱進。
[Step 6] 自我提升 & 批判性思考：AI 是好的助手，是強大的第二大腦；但深度思考的挑選，許多仍來自個人專業，持續自我提升，與 AI 進行深度組隊！